ここ 1 ～ 2 年の間に、ソーシャル ネットワーキングの時代では電子メールの重要性が低下しているという話を耳にするようになりました。
Facebook などの Web サイトが世界中の注目を集め、組織が Twitter や LinkedIn などのサイトを通じてあらゆる人々とコミュニケーションを取るよう奨励されるなか、多くの人が日常のビジネス活動における電子メールの重要性について真剣に疑問を抱いています。
しかし、ソーシャル ネットワーキングの熱狂者による大言壮語にもかかわらず、大多数の組織で電子メールが引き続き広く導入されていることは、IT プロフェッショナルにとってはほとんど驚きではないでしょう。
最近の調査結果 (図 1 参照) をざっと見てみると、電子メールの使用率が非常に高く、10 社中 9 社以上がデスクトップ ベースの電子メールを使用し、ほぼ 5 社中 4 社が Web ベースの電子メールを使用していることがわかります。しかも、この数字には、タブレットやスマートフォンから電子メールにアクセスするユーザー数の増加は含まれていません。
図1
メールはビジネスライフに深く浸透しています。ITテクノロジーの世界は分断されがちですが、メールの普及は他のソリューションと同じくらい普遍的と言えるでしょう。
メールはビジネス業務にとってどれほど価値があるのでしょうか？これは、ビジネス担当者やIT担当者がほとんど考えない重要な質問です。
今、あなたはそれを見ます
あらゆる組織のほぼすべての部門で電子メールが広く使用されているという事実自体が、その存在感を低下させています。電子メールシステムが機能しなくなるまで、電子メールを当たり前のものと考えてしまうのは容易です。
しかし皮肉なことに、スマートフォンやタブレットなどのデバイスから受信トレイにアクセスする際にユーザーが頻繁に問題を抱えるようになったことで、私たち全員がいかに電子メールに依存しているかという認識が高まっています。
移動中に少数の上級管理職だけが電子メールにアクセスできる時代は終わりつつあります。これは、電子メール メッセージの流れが中断されてから数分、あるいは数秒以内に、ヘルプデスクへの問い合わせが多数寄せられるようになることを意味します。
時が経つにつれ、電子メールは日常業務の幅広い重要業務に統合されてきました。多くの場合、電子メールは意図的にではなく、ひそかにビジネスプロセスの主要な構成要素となっています。
受信トレイやメッセージ ストアにアクセスするために使用するアプリケーションの一部に不具合を感じる人が多いにもかかわらず、人々はこのソリューションに非常に満足しています。
図2
図 2 は、ほぼすべてのビジネス領域における電子メールの重要性が広く浸透していることを反映しており、電子メールから離れようとする試みには多大な時間、労力、費用がかかることを示しています。
ビジネス プロセスとその基盤となるシステムの変更は、特に多数のユーザーが関与する場合には、軽々しく実行できるものではありません。
このような基本的なメカニズムを改ざんするには、得られる利益、評価されるセキュリティおよびガバナンスのリスク、および作成されるビジネスケースを明確に把握する必要があります。
また、ビジネス プロセスが顧客、サプライヤー、パートナーに関係する場合、メリットが非常に明白でない限り、変更に伴う課題に直面する理由はさらに少なくなります。
プライベートにしておく
これまでのところ、新しいソーシャル プラットフォームの導入が電子メールに代わる実用的な選択肢となる機会は、比較的少数しか確認されていません。
結局のところ、堅牢な検証が実施されていない公開コミュニティサイトで発注された注文に、喜んで応じるサプライヤーはどれくらいいるでしょうか？あなたはそう思いますか？
より多くの文書がメールの受信箱に定期的に届く
日常的なメッセージングを超えて、電子メール ファイル ストアが現在では数ギガバイトのストレージ容量を日常的に提供しているため、ユーザーが電子メール システムをファイルを保存する便利な場所として使用することは一般的です。
多くの電子メール システムが適切な検索機能を提供しているという事実は、より多くのドキュメントが日常的に電子メールの受信トレイに届くようになった現在、魅力を高めています。
多くの組織において、メールは日付スタンプやバージョン管理機能を備えたコラボレーションツールやコンテンツ管理システムとして、ひそかに定着しています。メールは、ユーザーが使用するデバイスの種類が拡大する中で、重要な文書を同期するためのシンプルな手段を提供します。
電子メールは依然としてビジネスに深く根付いており、今のところ大多数の組織にとって重要性が衰える兆しはほとんど見られません。メインフレームと同様に、電子メールの終焉に関する報道は大きく誇張されています。
過去の経験から判断すると、電子メールは今後も長期間にわたって使用され、ソーシャル プラットフォームに取って代わられるよりも、ソーシャル プラットフォームと連携して使用される可能性の方が高いと考えられます。
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- トニー・ロックはフリーフォーム・ダイナミクスのプログラムディレクターです。
