ユーザーが「ファイルをより簡単にクラウドに保存」できるようにするために、Microsoft は Word、Excel、Powerpoint などのデスクトップ Office 365 アプリケーションに追加の保存ダイアログを追加しました。
新しい「保存エクスペリエンス」は 1 月に発表されましたが、Office の半年ごとのリリースの一環として 9 月にすべての顧客に展開される予定です。
そんなに簡単なはずなのに。Windowsにはファイル保存ダイアログが組み込まれています。開発者はAPIを呼び出して、必要に応じてカスタマイズできます。正確には、古い共通ファイルダイアログとWindows Vistaで導入された共通アイテムダイアログの2つのAPIです。
しかし、Officeチームにとってこれは十分ではありませんでした。そこで、Office 2010でMicrosoftはドキュメント管理機能としてBackstageを導入しました。「名前を付けて保存」をクリックするか、まだ保存したことのないドキュメントで「保存」をクリックすると、Backstageが開きます。これは「場所」という概念に基づいており、運が良ければ「ドキュメント」フォルダなどの場所を選択し、名前を入力し、必要に応じてファイルの種類を変更して「保存」をクリックできます。「保存」機能はフロッピーディスクのアイコンで表されており、どうやらコンピュータが誕生した初期の頃にドキュメントの保存に必要だったようです。
運が悪く、Backstageに目的の場所が表示されない場合は、「参照」をクリックすると、古いWindowsの保存ダイアログが表示されます。この場合、時間を節約する代わりに、Backstageは余分な手順を追加しています。
Backstageにはさらに細かい点があります。オプションで「キーボードショートカットでファイルを開いたり保存したりするときにBackstageを表示しない」という設定ができます。このオプションが示すように、Ctrl+Sで保存を実行したときにはBackstageが表示されませんが、「ファイル」→「名前を付けて保存」では表示されます。しかし、「ファイル」→「保存」では、たとえ未保存のドキュメントであっても表示されません。一貫性なんて、誰が必要とするでしょうか？
Office 365 デスクトップ アプリケーションの新しい保存ダイアログ
Officeチームはファイル保存の改善策を継続的に検討し、最近、さらなる機能強化を実現しました。ドキュメントを初めて保存する際、「更新された保存エクスペリエンス」が提供され、デフォルトでOneDriveまたはSharePoint Onlineが保存先として設定されます。新しいダイアログは、Backstageと比べてすっきりと小さくシンプルです。ただし、保存先が適切に設定され、デフォルトの保存先が適切であることが前提です。もしBackstageが気に入らない場合は、「詳細」保存オプションをクリックしてBackstageを開きます。それでも気に入らない場合は、「参照」をクリックすると、古き良きWindowsの保存ダイアログに戻ります。
したがって、最悪の場合、2 つの追加手順が必要になります。
Officeの保存オプション - しかし、これが意味するよりも複雑です
新しいダイアログは、Office 365 にサインインしている場合にのみ表示されますが、サインインはサブスクリプション バージョンのライセンスでもあるため、これを回避するのは困難です。
この新しいダイアログは、ユーザーがオプションダイアログで設定できる「既定でコンピューターに保存する」オプションを無視しているようです。Microsoftは次のように述べています。「この新しいエクスペリエンスにより、Office 365にサインインしているユーザーは、Word、Excel、PowerPointのファイルをデフォルトのクラウドの場所に簡単に保存できます。組織アカウントの場合、これはOneDrive for Businessになります。クラウドに保存されたファイルは、アプリケーション内から簡単に名前を変更したり、他のフォルダーに移動したりできます。」
ユーザーが文書を保存する場所は重要です。例えば、ノートパソコンに保存した文書は、ドライブの故障、紛失、盗難などのリスクにさらされます。また、ローカルに保存した文書は共同作業にはやや不向きですが、すべての文書が共有に適しているわけではありません。クラウドに保存したファイルは、ランサムウェアの脅威にも弱くなります。
ただし、新しいダイアログが追加されたとしても、ユーザーは必ずしもクラウドに保存するとは限りません。ローカルのドキュメントフォルダを含む保存場所のリストをドロップダウンし、そのいずれかをデフォルトとして設定できます。
すべてのファイルをオンプレミスのネットワークロケーションに保存するという企業ポリシーがある場合も問題となります。Microsoftは顧客向けのガイダンスで次のように述べています。
「組織で OneDrive を使用していない場合は、クラウドを活用するための導入キャンペーンの計画を開始することをお勧めします。これにより、ユーザーはどこからでも安全にファイルにアクセスし、リアルタイムを含むシームレスな共同作業が可能になります。」
OneDriveを使用しないポリシーを持つ企業にとって、これは問題となる可能性があります。OneDriveを積極的に無効化するには、ユーザーによるOneDriveストレージのプロビジョニングをブロックするなどの対策が必要です。グループポリシー「OneDriveをファイルストレージとして使用できないようにする」を使用してWindowsエクスプローラーからOneDriveを削除することは可能ですが、Webブラウザーへのアクセスはブロックされません。また、Officeはエクスプローラーをバイパスするため、エクスプローラーでは効果がない可能性があります。
管理者がファイルの保存場所を制御する方法は実に無数にあります。デフォルトのドキュメント保存場所をリダイレクトすることも可能です。また、Known Folder Moveと呼ばれる新機能を適用して、デフォルトのドキュメント保存場所をOneDriveに移行・リダイレクトすることも、ブロックすることもできます。さらに、OneDriveには数多くのポリシー設定があります。
しかし、これはあまりにも複雑で、Officeチームが保存場所に関してWindows標準のツールや設定をほぼ無視するという決定は、管理を複雑化させています。管理設定、ユーザー選択、そして今ではOfficeの保存ダイアログが1つではなく2つ、いや3つも存在するため、すべての操作を理解するのは困難です。
オンプレミスのファイル共有や、Dropbox や Box などの競合クラウド ストレージと組み合わせるのではなく、Office 365 を完全に採用すれば、おそらくすべてがスムーズに機能するでしょう。そして、これが Microsoft のユーザー インターフェイスの変更の要因であることは間違いありません。®
