エピソード 17「そして、自分の担当するタスクを完了したら、タスク アイコンを「完了」状態に変更し、[更新] をクリックして、プロジェクト チェーン内の次のタスクをアクティブ化するだけです。これで、次のチーム メンバーに、プロジェクトで完了するタスクがあることを知らせるアラートが送信されます」とインストラクターは嬉しそうにつぶやきます。
「2 つのタスクを連続して実行している場合はどうなるでしょうか?」と PFY は尋ねます。
「そして、最初のタスクを完了して 2 つ目を起動すると、新しいタスクがあることを知らせるアラートが表示されます」と彼女は言います。
「アラートを受け取りたくない場合はどうすればいいですか？」
「プロジェクト作成段階でタスクを結合できると思います。つまり、2つのタスクを作成する代わりに、2つのアクティビティを含む1つのタスクを作成できるということです。」
時間管理アプリが本当に嫌いです。というか、タスクに実際にかかる時間よりも多くの時間を要求するアプリは大嫌いです。普段はこういうアプリを、タスクを完了するために支払わなければならない一種の税金だと思っているのですが、税金のコストがタスクにかかるコストを上回ると、ついつい脱税モードに陥ってしまいます。
「では、『月曜日の仕事をやる』、『火曜日の仕事をやる』などと名付けられた 5 つの週次タスクを作成することを妨げるものは何でしょうか?」と私は尋ねます。
「まあ、それはできますよ。でも、そうするとプロジェクトの粒度が失われてしまいます。例えば、ベンダーに送るデータファイルの圧縮にどれだけの時間がかかっているかなど、プロジェクト内の個々のタスクを細かく分析することはできなくなります」と彼女は答えます。
「あるいは、無意味な時間管理タスクを実行する」とPFYは付け加えている。
信じられないかもしれませんが、ありふれたユーザーの問題に対処するために金曜日の午後がどれだけ無駄になっているかを上級管理職が理解すれば、あなたの仕事は楽になるかもしれません。
一方、当社の上級管理職は、金曜日の午後のどれだけの時間をラガービールを何パイントも飲むことに費やしているのかを知ったら驚くかもしれない。
「これによって、何かをするのにかかる時間が実質的に2倍になると思いませんか？」とPFYは尋ねている。
「最初は、ソフトウェアに慣れるまで学習曲線がありますが、それを乗り越えると、メモ帳に何かを書き留めるのと同じくらい簡単になります。」と彼女は渋々認めています。
「しかし、メモ帳には何も書き留めていない」とPFYは反論する。
「本当ですか？それで、どうやって時間を管理しているんですか？」と彼女は尋ねた。「すでにワークフローを細分化して、12分間隔でレポートできるようにしていると聞きましたけど？」
「ああ！それですね」と私は言いました。「ええ、ワークフローを中断したくないので…ええと…ワークフローレポートを、明確に定義された期間にまとめているんです。」
「それは時間単位のようなものですか？」とインストラクターは言います。
「えーと…」PFYはぶつぶつ言いました。
「毎日？」彼女は息を切らして言った。
「うーん…」
「週刊！」
「ええ、毎週。毎週ってことにしましょう」と私は急いでつぶやいた。
「一体どうやって週末の時間増分を覚えているんですか？」
「う〜ん」とPFYが始まります。
「メアリー、正直に話してもいいですか？」PFYは尋ねます。
「私の名前はソニアです。」
「もちろんです。ところでメアリー、あなたはノートルダム修道女会の修道女研究についてご存知ですよね？」
「え、違うの？」
「この研究の発見の中には、言語の密度や創造性に欠ける自伝的エッセイは、アルツハイマー病を発症する可能性の重要な指標であるという点があった」とPFYは、ほとんど学術的な言い方で述べている。
「一体何を言いたいのか分からない」とメアリーは答えた。
「そうですね、私と上司をアルツハイマー病のリスクから守るために、私たちはレポート作成方法に創造性という総合的なアプローチを取り入れました。」
「つまり...あなたは嘘をついているのね」メアリーは、私から見ればかなり無礼にそう言った。
「有害物質のない職場環境を作ることだ」と彼は言い返した。
「そして」と私は付け加えます。「私たちは多忙な人々であり、アプリケーション開発者でもあるので、私たちのために創造性を発揮できるプログラムを作成しました。」
「毎月」PFYは認めている。
「それで…どうしてわざわざ私を呼んだの？」メアリーは尋ねた。
「私たちはあなたを呼びませんでした」と私は答えます。
「誰かが言ってましたよ！御社ではジョブトラッキングが切実に必要だと聞いています。」
「ああ、それは上司か部長でしょうね。」
「ああ、そう。両方だったと思う。数週間前に彼らに会ったんだけど、2年契約を結んだんだ。でも、彼らはそれを頼んだのはあなただって言ってたよな？」
「いいえ」とPFYは優しく言った。「でも、時間を無駄にしたとは思わせたくないんです。確かに時間を無駄にしたとは思いますが、そう思ってほしくないんです。」
「これは契約ですから、代金は支払われているはずです」とメアリーは厳しく私たちに注意しました。
「はい、はい。でも、もう一度、実際の例を使って確認してみませんか？もし本当に作業負荷の軽減やプロジェクトの効率的な管理に役立つなら、試してみるかもしれません。でも、約束はできません…」
...15分後...
「ああ！」私がミッションコントロールに戻ると、PFY が言いました。「『バンを地下のエレベーターのドアまで運んでください』というタスク通知を受け取りました。」
「はい」とメアリーは言います。「なぜなら、サイモンが「カーペットのロールを貨物用エレベーターに運ぶ」というタスクを終えたばかりで、あなたは…えーと… 「上司のオフィスを漂白剤で掃除する」という仕事を終えたばかりだからです。」
「そして、もし私の推測が正しければ」と私は言う。「この装置は、ゴミ処理場の係員に、“アスベスト含有カーペット”のロールがあり、それを3時間ほど高温で焼却する必要があると伝えるメールを自動的に送信してくれるはずです。」
「ええ、その通りです」とメアリーは疑わしげに言った。「でも、このソフトウェアが実際の作業でどれだけ時間を節約できるか、お分かりですか？」
「よくわからないんです。もう一度、全体をざっと確認してもらえますか？」私は電話を取り、ディレクターの電話番号を入力しながら尋ねた。
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