公開された報告書によると、年間約11億ポンド（14億3000万ドル）の支出を担当する英国の公共機関は、複雑さを過小評価し、「15か月」という非現実的なスケジュールで開始したことにより、SAPを放棄してUnit4を採用することになったERPプロジェクトに損害を与えた。
サリー州議会は、このプロジェクトの当初予算を68パーセント超過し、ソフトウェアの稼働開始が18か月遅れることになった。
同評議会のデジタルビジネス・インサイトタスクグループの報告書には、「プログラムの遅延は職員、パートナー、そして評議会の評判に悪影響を及ぼしており、プロジェクト実施後には特に給与計算において解決すべき問題が数多く発生している」と記されている。
レジスター紙は2020年1月、サリー州議会が新たなERPシステムを調達すると初めて報じました。当初、このシステムは4,000万ポンド（5,191万ドル）と宣伝されていましたが、後にサプライヤーとの契約が3,000万ポンドに訂正されたため、この数字は誤りであることが判明しました。議会は、社内サーバーで稼働していた老朽化したSAPシステムを置き換える計画でした。SAPシステムは、システムダウンの危機に瀕しており、サポートも終了していました。
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それ以来、エル・レグ社はプロジェクトで数々の遅延と超過支出を記録しており、2023年6月にようやく稼働を開始した後も、パフォーマンスの問題の中には教師の給与に影響を及ぼすものもあった。
来週の議会閣議で議論されるタスクグループの報告書によると、プロジェクトの累計費用は当初予算の1,660万ポンド（2,156万ドル）に対して2,790万ポンド（3,620万ドル）となり、68.1パーセントの増加となった。
「このプロジェクトは困難を極め、超過支出につながりましたが、他の自治体のプロジェクトほどの損害には至らず、最終的には機能するERPシステムの導入に至りました。この事実は認識しつつも、サリー州議会は公金の慎重な保護に対する明確なコミットメントを維持し、このプロジェクトで発生したような超過支出を今後発生させないよう対策を講じる必要があります」と報告書は述べています。
グループは、プロジェクトが遅れたのは「プログラム全体の複雑さが過小評価され、プロジェクト開始時に設定された15か月という非現実的なスケジュールが損害をもたらした」ためだと結論付けた。
報告書によると、評議会の特定の機能における業務準備の不足により、「新しい ERP システムを「標準」の、つまり変更されていない形で提供することが困難になり、プロジェクトが進むにつれて給与、人事、学校においてより大きな問題が発生した」という。
報告書は次のように付け加えている。「この準備の欠如は、すでに導入されていた『現状』のプロセス、データプロセスと品質、そしてさまざまな評議会のサービスとチームのビジネス要件に対する理解が不十分であったことから明らかになった。」
COVID-19パンデミックは、特にユーザーの関与において課題の一因となったが、このプログラムは「ビジネス変革を中心としたものではなく、『テクノロジーの観点』から過度に推進されていた」ために苦戦したと報告書は述べている。
これは、新しい ERP システムによって課せられた新しい働き方に適応するために必要な、重大な行動の変化に対するリーダーシップの焦点と「責任感」が十分ではなかったことを意味すると、報告書は付け加えている。
調査報告書の執筆者は、契約の固定価格という性質も「問題」であると指摘した。報告書は、このモデルが「商業的な考慮を促し、過度に楽観的なアプローチを助長し、複雑な問題が生じたときにそれを考慮するための早期かつ効果的な再計画を阻害した」と述べている。
プロジェクトの遅延の影響は議会全体に及んでいましたが、特に学校において顕著でした。1月、The Register紙は、システム稼働後、議会は職員の給与支払いを遅らせる問題へのサポート要請を優先せざるを得なくなったと報じました。
ザ・レジスター紙が閲覧したサリー州議会のサービスデスクから送られたメモによると、いくつかの問題が「給与に影響を与え」、その結果「無給、大幅な低賃金、または深刻な経済的困窮に陥った」人がいたという。
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デジタル ビジネスおよびインサイト タスク グループは、レポートの中で、学校固有の要件が十分に認識されておらず、学校が 15 年間 SAP を使用してきたにもかかわらずセルフサービス モデルに躊躇していることを発見しました。
市議会のERPプロジェクトは、学校の運営方法も考慮していないように思われます。例えば、学校の休暇期間や試験期間を考慮していないようです。
「例えば、2023年6月の給与計算では、問題が検出された際に、プログラム委員会やヘルプデスクサポートと対応を調整できるスタッフが学校にいなかったため、問題のフィードバック、調査、解決策の模索がさらに遅れた可能性がある」と報告書は結論づけている。®
